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Planeamento

É fundamental fazer um planeamento do evento, definindo objectivos, públicos, estratégias, recursos, acompanhamento/controlo, avaliação e orçamento.

Objectivos

Determinação do que se pretende com o evento. Devem ser considerados objetivos gerais e específicos.

Públicos

A quem se destina o evento, definindo se é externo, interno ou misto.

Estratégias

Aquilo que serve de atração/interesse para o público selecionado.

Recursos

Meios humanos, materiais e físicos que serão utilizados.

Acompanhamento/controlo

Definição de quem fará a coordenação de todo o processo da organização do evento e de como esta será feita.

Avaliação

Feita após a realização do evento em forma de relatório (tipo prestação de contas).

Orçamento previsto

Deve ser feito detalhadamente. Daqui virão os recursos financeiros necessários para o pagamento das despesas.


Nota importante – comunicação e convites à Sede Nacional

Os eventos deverão ser comunicados à Sede Nacional à Área de Delegações e Membros, bem como ao Gabinete de Comunicação, Imagem e Relações Públicas com a antecedência mínima de um mês da data prevista para a sua realização. Posteriormente e após a respectiva autorização, deverão ser endereçados os convites à Direção Nacional, os quais deverão ser enviados com a antecedência de três semanas a fim dos mesmos poderem ser agendados.

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Convites

Convites e Presidência da Cerimónia

Os convites devem conter os elementos básicos que são:

  • Quem convida;
  • Título/tipo de evento;
  • Menção à presença de alguma personalidade;
  • Local;
  • Data e hora;
  • Pedir confirmação (RSFF, para determinado contacto);
  • O traje (caso se justifique, claro).
  • Os convites formais devem ser entregues com a antecedência mínima de 10 dias.
  • No caso de o Presidente Nacional da CVP estar presente no  evento/cerimónia (exemplo: inauguração de instalações, assinatura de protocolo, etc.), deverá ser este a convidar e a presidir a cerimónia/evento. Caso não esteja, a Estrutura Local (Presidente da Direcção) convida as entidades a nível local e regional.
  • A nível nacional (por exemplo, convites a membros do Governo), quem convida é sempre o Presidente Nacional da CVP.

Exemplos de minutas de convites

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Discursos

  • As Intervenções devem suceder por ordem crescente de importância, conforme o normativo protocolar das precedências - lei nº 40/2006 de 25 agosto.
  • O último discurso cabe, naturalmente, ao presidente da mesa/sessão.
  • Quando se começa a discursar, deve fazer-se referência às individualidades presentes na mesa de honra.  Começa-se por mencionar a pessoa mais importante e acaba-se com a expressão "Minhas Senhoras e meus Senhores", antes de entrar no discurso propriamente dito.
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Mesa de Honra/Oradores

  • Esta mesa deve ter lugares em número ímpar para que não haja dúvidas sobre quem preside.
  • O ideal é sentar um mínimo de 3 e um máximo de 7 personalidades.
  • A pessoa que preside (P) deve sentar-se no centro; e a partir deste lugar, sentam-se as demais pessoas por ordem de precedência, partindo da direita e depois da esquerda (1, 2, 3…).
  • O Cardial-Patriarca (CP) fica sempre numa cadeira especial, à direita da mesa de honra.

É necessário prever lugares reservados nas primeiras filas para outros convidados de mais cerimónia.

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Mesa refeição retangular

No centro deve sentar-se o representante máximo ou o “dono da casa” (DC) e à sua frente a figura hierárquica imediatamente a seguir ou o convidado de honra (CH) que se quiser homenagear ou tratar com mais deferência.

A ordem será a seguinte: 1º à direita do DC, 2º à direita do CH, 3º à esquerda do DC, 4º à esquerda do CH, e assim sucessivamente, até se completar a mesa.

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Mesa Refeição redonda

  • No centro da mesa, de frente para a entrada da sala, deve sentar-se o “dono da casa” (DC) e à sua frente o convidado de honra (CH).
  • Para os outros convidados, seguir a ordem: 1º à direita do DC, 2º à direita do CH, 3º à esquerda do DC, 4º à esquerda do CH, e assim sucessivamente, até se completar a mesa.

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Notas Importantes

  • Quando os convidados são divididos por diversas mesas, normalmente existe uma mesa principal, no centro ou encostada à parede, sendo as outras colocadas à sua roda. As mais importantes são as que estiverem mais próximas dela; as menos importantes são obviamente as mais distantes.
  • Como a lista de precedências só inclui autoridades civis, militares e religiosas, surgem muitas vezes conflitos entre as precedências oficiais e as de cortesia. Nesses casos, a única solução é recorrer ao bom senso.
  • Numa mesa perfeita, o número de convidados deve ser par e em igual número de senhoras e homens para não desequilibrar as mesas.
  • Se houver apenas uma presidência, o número de convidados deve ser em número par. No caso de haver um convidado de honra que ocupe a segunda presidência, o número de convidados deve ser ímpar.
  • Nunca se sentam 13 pessoas à mesa. A solução é separar as mesas ( se possível) ou chamar alguém que aceita à última hora sentar-se na mesa para a compor.
  • Deve-se procurar juntar pessoas com interesses comuns. 
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Licenciamentos

  • É necessário licenciamento municipal para todos os eventos de natureza festiva, tais como concertos, feiras temáticas, festas com venda de produtos alimentares, estruturas de diversão, entre outros.
  • Para solicitar o licenciamento, a Estrutura Local deverá informar-se junto dos serviços camarários, nomeadamente, no Departamento das Actividades Económicas.
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Bandeiras

Em qualquer tipo de evento em que estejam presentes individualidades governamentais, a bandeira nacional (BN) deve ocupar o lugar de maior destaque.

  • Quando duas bandeiras se encontram lado a lado, a nacional é sempre colocada à direita, isto é, à esquerda de quem as olha de frente.

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  • Quando houver mais de duas bandeiras, fixas e em número ímpar, a bandeira nacional ocupa sempre o centro. Com base nela são colocadas as outras bandeiras, por ordem de precedência, partindo da direita.

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 Exemplo

Seminário onde se vão discutir assuntos da União Europeia; a ordem seria: 1 - bandeira nacional, 2 – bandeira da EU, 3 – bandeira da estrutura local que organiza o seminário, 4 e 5 – outras bandeiras, por ordem de importância.


  • Quando houver mais de duas bandeiras, fixas e em número par, não existe um centro, portanto, a bandeira nacional fica à direita de um centro hipotético. Com base nela são colocadas as outras bandeiras, por ordem de precedência, partindo da direita.

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  • Em todos os outros casos, nomeadamente, no exterior de edifícios, se houver muitas bandeiras, para evitar que a bandeira nacional apareça perdida no meio de todas, é aconselhável colocá-la no primeiro mastro à direita (ou seja, à esquerda de quem olha de frente) e depois todas as outras bandeiras.

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Política do Voluntário

Consulte aqui a política do voluntariado

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